eFaktura.bg

EVN и Банксервиз финализираха съвместен проект за представяне на електронни фактури чрез системата eFaktura.bg

Днес EVN AG с дружествата „ЕВН България Електроразпределение АД”, “EВН България Електроснабдяване” АД  и  „ЕВН България Топлофикация” ЕАД  е един от най-големите и най-активни чуждестранни инвеститори в България и едно от най-големите предприятия в българската икономика. Освен всичко това EVN е организация, която е ангажирана в опазването на околната среда и подобряване на отношенията със своите клиенти.
Всеки месец компанииите в групата ЕВН изпращат голям брой фактури към своите клиенти юридически и физически лица. Трудностите свързани с подготвянето, отпечатването и физическото разпространение на тези документи, както и процесите по обслужване на плащанията по тях са добре известни на всички компании в сектора. Търсенето на новаторски подходи към подобряването на взаимоотношенията с абонатите, както и ангажираността към околната среда, накараха дружеството да вземе решение за постепенно преминаване към издаване и представяне на електронни фактури. EVN реши да избере „зелената” технология, като по този начин застане сред първите електроразпределителни дружества в Европа, които разпращат своите фактури към юридически лица през Интернет.

Първият етап включва представяне на фактури за потребените услуги, от корпоративни клиенти на дружеството, по електронен път чрез системата eFaktura.bg. Освен в редуциране на фиксираните разходи, ползите ще се отразят и в значително подобряване на отношенията между ютилити компанията и нейните клиенти. Издаването на електронни фактури означава, че ще се гарантира бързо и навременно получаване на месечните задължения, минимизиране на грешките и недоставянето на важните документи. eFaktura.bg ще даде онлайн възможност за решаване на спорове по фактурите, без да се налага контакт по телефона, или ходене в офис на дружеството. Добавена стойност към всички тези предимства е осигуряването на електронен архив, както за получените документи така и за свързаните с тях спорове. Всеки клиенти ще има свой собствен профил в системата, където ще получава месечните си сметки. eFaktura.bg осигурява на своите клиенти и възможност за заплащане на задълженията чрез електронно банкиране на банки, партньори на системата, както и плащане с карти БОРИКА, MasterCard и VISA, бързо и лесно от работното място, или дома. Тази възможност може да подобри чувствително процеса по срещането на задълженията с постъпилите плащания (реконсилация), тъй като платежното нареждане се генерира автоматично на база на издадената фактура и съдържа всички необходими реквизити.

eFaktura.bg функционира вече близо 2 години и половина, като през системата са преминали над 1 000 000 фактури. Издателите са фирми с различни бизнес профили и клиенти, включващи почти всички сектори на икономиката.

Г-н Петър Янков Ръководител отдел „Клиентски сметки” към ЕВН България Електроразпределение АД, човекът ангажиран с реализирането на проекта за внедряване на „зелената” технология, бе така любезен да отговори на нашите въпроси, свързани с реални очаквания от реализацията на този проект:

Г-н Янков, какъв беше главният мотив, който ви накара да потърсите решение за изпращане на електронни фактури?

Kакто винаги за EVN водещо е мнението на клиентите. Затова и при тази инициатива основният мотив да потърсим решение за изпращане на електронни фактури е  желанието на клиентите ни. Редица фирми вече използват интегрирани електронни системи и получаването на електронна фактура ще ги улесни значително при обработката на данните и плащанията. Разбира се, много важен за EVN e и екологичният аспект на решението – спестяването на хартията е спасение на живата природа. EVN винаги се е стремяла да бъде надежден енергиен доставчик и коректен партньор, но и социално-ангажирана компания.

Какви са затрудненията свързани с пращането и архивирането на хартиени фактури?

Трябва да призная, че един от основните проблеми на EVN при изпращането на хартиени фактури е недостатъчно точната адресна база, с която разполагаме. Въпреки усилията на компанията повече от година да призовем клиентите за актуализация на личните данни, много голяма част от тях са неактуализирани. Това от своя страна пък не гарантира навременно и сигурно получаване на фактурите.
От друга страна новите електронни фактури ще намали усилията ни за подготовка, печат и разпространение на хартиените фактури, което изисква една много сложна организация. Архивирането пък изисква и специални помещения. Разбира се, значение има и цената за доставката, която определено е в полза на електронните фактури, което ги прави и по-предпочитани.

Какви според Вас са ефектите по отношение на вътрешните бизнес процеси в организацията на дейностите във Вашия отдел и ЕВН като цяло?

Ефектите са поне в три посоки: олекотяване на процесите и взаимовръзките вътре в организацията; подобряване на контрола върху процеса на фактуриране; гарантиране на получаването на фактурите, което пък ще избегне спорове с клиенти. Защото за EVN от първостепенно значение е предоставянето на висококачествена комплексна услуга. А това включва и гарантиране доставката на фактурите.

Кога планирате да започнете с издаването на първите електронни фактури към Ваши клиенти?

Очакваме първите електронни фактури на EVN да бъдат на разположение на стопанските ни клиенти през второто тримесечие на 2010 година. В момента работим сериозно върху проекта за информиране на клиентите.

Какво трябва да направят клиентите на EVN за да заявят, че желаят да получават електронни фактури?

Клиентите на EVN за цялата територия на дружеството трябва да декларират желанието си да получават електронни фактури, като декларациите ще се приемат в клиентските ни енергоцентрове (КЕЦ). За да бъдем максимално гъвкави и в услуга на клиентите, предвиждаме наши сътрудници да посетят на място големите ни стопански клиенти, за да получат  подробна информация за въвеждането на електронните фактури.